ZASADY POMOCJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Podstawowe zasady dotyczące promocji i informacji zawarte są w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999:

• Art. 60 lit. j nakłada obowiązki w zakresie promocji i informacji na instytucję zarządzającą,
• Art. 67 ust. 2 lit. e w związku z art. 67 ust. 1, nakłada obowiązki w zakresie sprawozdawczości na potrzeby Komisji Europejskiej,
• Art. 69 określa podstawowe założenia prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

Szczegółowy zakres obowiązków państwa członkowskiego i instytucji zarządzającej w zakresie promocji i informacji zawarty jest w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:

• Art. 2 – 4 określają sposób opracowania strategii komunikacji, jej uzgodnienia z Komisją Europejską oraz sposób jej monitorowania.
• Art. 5 – 7 oraz 9 określają szczegółowe obowiązki państwa członkowskiego w zakresie promocji i informacji skierowanej do potencjalnych beneficjentów i opinii publicznej,
• Art. 8 – 9 określają obowiązki beneficjentów w zakresie promocji faktu współfinansowania projektów ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności.
• Art. 10 określa zasady współpracy i wymiany doświadczeń w zakresie realizacji działań informacyjnych i promocyjnych pomiędzy państwem członkowskim i Komisją Europejską.

Działania informacyjne i promocyjne to obowiązek państw członkowskich, instytucji zarządzających programami i samych beneficjentów. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów prawa wspólnotowego (w szczególności z Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006), a także z dokumentów krajowych, które w sposób bardziej szczegółowy niż unijne rozporządzenia, określają zasady komunikacji Funduszy Europejskich. Na poziomie krajowym głównymi dokumentami dotyczącymi informacji i promocji są Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013  oraz Plany komunikacji poszczególnych programów.

Obowiązki instytucji

Działania informacyjne i promocyjne prowadzone przez instytucje zaangażowane w realizację Narodowej Strategii Spójności i poszczególnych programów mają przede wszystkim zapewnić obywatelom dostęp do informacji na temat możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej. W działaniach tych istotne jest pokazanie roli Unii Europejskiej w procesach rozwojowych kraju oraz zagwarantowanie wysokiego poziomu przejrzystości europejskiej polityki spójności.

Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce, Plany komunikacji właściwych programów oraz regulacje Unii Europejskiej określają minimalny zakres i podstawowe narzędzia prowadzonych działań komunikacyjnych.

Obowiązki beneficjentów

Obowiązek prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych ciąży na beneficjentach unijnej pomocy. Jeśli więc jesteś beneficjentem Funduszy Europejskich i realizujesz projekt współfinansowany ze środków UE w ramach Narodowej Strategii Spójności, ważne jest, abyś wiedział, że każdy beneficjent ma obowiązek prowadzić działania informacyjne i promocyjne skierowane do opinii publicznej zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Forma działań informacyjnych i promocyjnych różni się w zależności od charakteru projektu oraz wartości przyznanego dofinansowania publicznego.

Obowiązki informacyjne, gdy całkowity wkład publiczny do projektu przekracza 500 000 euro

Jeśli projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych, a całkowity wkład publiczny do projektu przekracza 500 000 euro, beneficjent ma obowiązek ustawienia tablicy informacyjnej już w momencie rozpoczęcia realizacji projektu. Natomiast po jego zakończeniu tablica informacyjna powinna zostać zastąpiona stałą tablicą pamiątkową. Musi ona zostać umieszczona w widocznym miejscu nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu inwestycji. Tablica musi zawierać takie informacje jak:

• tytuł projektu i nazwę beneficjenta,
• wartość projektu i wartość wkładu finansowego UE,
• logo odpowiedniego programu operacyjnego oraz jego hasło promocyjne,
• flagę Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do UE i funduszu,z którego projekt jest współfinansowany,

Na tablicy może znaleźć się również logo instytucji realizującej przedsięwzięcie. Trzeba pamiętać, że wzmianka o współfinansowaniu ze środków UE powinna zajmować co najmniej 25 proc. powierzchni tablicy.

Wzory oraz minimalne rozmiary tablic informacyjnych i pamiątkowych określają instytucje zarządzające poszczególnymi programami. Można je znaleźć w załącznikach do Planów komunikacji programów operacyjnych lub w odrębnych wytycznych dotyczących oznaczania projektów, dostępnych na stronach internetowych właściwych instytucji zarządzających.

Obowiązki informacyjne, gdy całkowity wkład publiczny jest mniejszy niż 500 000 euro

W przypadku projektów poniżej 500 000 euro całkowitego wkładu publicznego oraz wszystkich projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego beneficjenci nie są zobowiązani do umieszczania tablic informacyjnych i pamiątkowych. Minimalny zakres działań informacyjnych i promocyjnych w ramach takich projektów ogranicza się do wyraźnego poinformowania wszystkich uczestników projektów o tym, że przedsięwzięcie zostało wybrane w ramach programu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Społecznego.

Trzeba jednak pamiętać, że obowiązkowi oznaczania podlega nie tylko sprzęt i wyposażenie (np. komputery, drukarki) zakupione w ramach projektu. W widocznym miejscu należy też oznaczyć pomieszczenie, w którym realizowane jest przedsięwzięcie. Wymagane jest również umieszczenie odpowiedniego logo na materiałach i publikacjach informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych (np. zaświadczeniach i certyfikatach) oraz wszelkiego rodzaju dokumentacji związanej z projektem. Beneficjenci zobowiązani są także do informowania o współfinansowaniu z Funduszy Europejskich wynagrodzeń w ramach projektu. Zarówno uczestnicy konferencji czy też seminariów, jak i  same osoby biorące udział w projekcie, powinni uzyskać informację, że wydarzenia, w którym uczestniczą uzyskało dofinansowanie z Unii Europejskiej.

Wszystkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe oraz dokumentacja dotycząca realizowanego projektu w zależności od wielkości, rodzaju i techniki wykonania powinny zostać oznaczone zgodnie z wariantem podstawowym lub minimalnym, precyzyjnie określonym w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich. Pierwszy z nich stosowany jest dla dużych materiałów (np. tablice informacyjne, bannery, publikacje, prezentacje multimedialne, notatniki, informacje prasowe itp.). Informacje na nich zawarte powinny zawierać wszystkie podstawowe dane dotyczące projektu, beneficjenta oraz współfinansowania z Funduszy Europejskich. Wariant minimalny dopuszcza się zaś w przypadku małych materiałów promocyjnych, takich jak długopisy, płyty CD, czy też małych materiałów drukowanych naklejki na sprzęt. Można je wtedy oznaczyć tylko za pomocą logo programu oraz flagi UE podpisanej odpowiednimi odesłaniami słownymi.

Przy oznaczaniu projektów i materiałów promocyjnych należy stosować odpowiednie znaki graficzne. Znak programu operacyjnego, z którego finansowane jest przedsięwzięcie, powinien znajdować się po lewej stronie, po prawej zaś właściwie podpisany znak Unii Europejskiej (flaga). Pomiędzy nimi można zostawić wolną przestrzeń lub wstawić logo instytucji lub beneficjenta realizującego projekt.

Szczegółowy zakres informacji, który powinien znaleźć się na dokumentach dotyczących projektów, a także sposoby oznaczania wszelkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących przedsięwzięć współfinansowanych ze środków UE zostały określone w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich (rozdział 8.2) oraz Planach komunikacji poszczególnych programów.