INSTRUKCJA ROZLICZENIA RATY DOTACJI PRZEZ DOTOWANEGO
Dotowany zobowiązany jest dostarczyć następujące dokumenty do właściwego terytorialnie Wydziału Zamiejscowego lub centrali Funduszu:
1)	pismo przewodnie;
2)	umowę z wykonawcą zadania (dotyczy Dotowanych którzy nie dostarczyli jej przed podpisaniem  umowy dotacji z WFOSiGW w Warszawie);
3)	oryginały faktur, rachunków na te elementy zadania, na które zgodnie z umową zaplanowano udział środków Funduszu; faktury, rachunki powinny być opisane i zatwierdzone do wypłaty, tzn. zawierać:
-	stwierdzenie dokonania zakupu/ usługi zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub procedurą zadeklarowaną na etapie wniosku,
-	stwierdzenie sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty chyba, że procedura beneficjenta stanowi inaczej,
-	informację o źródłach finansowania wraz z kwotami dofinansowania z poszczególnych źródeł,
-	oświadczenie „Kwota w wysokości… zł rozliczana z faktury nr… z dnia… w ramach dotacji/ pożyczki nr… z dnia… nie była i nie będzie opłacana i refundowana z innych źródeł dofinansowania”,
-	oświadczenie o zgodności kosztów z harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy z Funduszem,
-	jeśli zawiera, na rachunku należy wyszczególnić kwotę podatku VAT;
-	jeśli do faktury/ rachunku dołączone są załączniki, na dokumencie musi znaleźć się zapis mówiący o tym, że integralną częścią faktury/ rachunku jest załącznik nr 1, nr 2 etc.
4)	kopie faktur potwierdzone za zgodność z oryginałem na te elementy zadania, które opłacane były ze środków innych niż środki Funduszu; faktury, rachunki powinny być opisane i zatwierdzone do wypłaty, tzn. zawierać:
-	stwierdzenie dokonania zakupu/usługi zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub  zadeklarowaną na etapie wniosku procedurą,
-	stwierdzenie sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty chyba, że procedura beneficjenta stanowi inaczej;

Opisy na fakturach muszą być czytelnie podpisane i opieczętowane pieczęcią imienną (w tym informacje o sprawdzeniu pod względem formalnym i merytorycznym oraz zatwierdzenie do wypłaty)

5)	zestawienie dokumentów finansowych (faktur, rachunków), potwierdzających zaangażowanie środków po stronie Wnioskodawcy (środki inne niż środki Funduszu)  przewidzianych w umowie oraz elementów dofinansowywanych przez Fundusz (wg załącznika nr 1);
6)	potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie protokołów częściowych/ końcowych odbioru prac stanowiących załącznik do składanych faktur i rachunków (oryginał dokumentu do wglądu);
7)	pisemne oświadczenie o rezygnacji z niewykorzystanej kwoty na realizację danego zadania, jeśli nie wydatkowano pełnej kwoty przyznanej dotacji/ pożyczki. 
 
Uwagi:
•	Beneficjenci rozliczający się z Funduszem za pośrednictwem Wydziałów Zamiejscowych składają po dwa egzemplarze dokumentów wymienionych w pkt. 3, 5 i 6 potwierdzonych za zgodność z oryginałem;
•	Beneficjenci składający rozliczenie bezpośrednio do centrali Funduszu dostarczają po jednej kopii dokumentów wymienionych w pkt. 3, 5 i 6 potwierdzonych za zgodność 
z oryginałem;
•	Fundusz może sfinansować koszty kwalifikowane zadania wskazane w harmonogramie rzeczowo-finansowym, które zostały poniesione (w całości bądź w części) po dacie złożenia wniosku o udzielenie dofinansowania w przypadku gdy umowa cywilnoprawna zostanie zawarta, z zastrzeżeniem, że dopuszcza się możliwość objęcia dofinansowaniem przez Fundusz kosztów powstałych po podjęciu przez odpowiedni organ Funduszu decyzji o udzieleniu promesy, jak też i będących wynikiem umów, porozumień oraz innych zobowiązań przyjętych przez Fundusz. Za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury, rachunku lub równoważnego dokumentu księgowego. 

Potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem:
Przez kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć: 
•	kopię dokumentu zawierającą klauzulę "za zgodność z oryginałem" umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnymi podpisami osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, lub 
•	kopię dokumentu zawierającą na jednej ze stron dokumentu klauzulę "za zgodność z oryginałem od strony 1 do strony ..." wraz z datą i czytelnymi podpisami osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Wszystkie strony tak potwierdzonego dokumentu muszą być ponumerowane i przedstawione w sposób wskazujący na integralność dokumentu (np. zszyte)”.
Kto powinien poświadczyć za zgodność z oryginałem kopie dokumentów? 
•	osoby uprawnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem; 
•	inne osoby (np. pracownik organizacji) upoważnione do takiej czynności przez osoby uprawione do reprezentacji podmiotu – wymagane jest załączenie pełnomocnictwa do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;
•	notariusz, adwokat, radca prawny.

Dla przyspieszenia i uproszczenia współpracy miedzy Wnioskodawcą a Funduszem, sugeruje się udzielenie wskazanej we wniosku osobie kontaktowej pisemnego upoważnienia do potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentów dotyczących projektu. Takie upoważnienie powinno zostać podpisane przez osoby uprawione do reprezentacji podmiotu.
Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) powyższe okoliczności stwierdza się w poświadczeniu.